English French

قطاع شئون التعليم والطلاب

شئون الدراسة والتسجيل والإمتحانات

مهام مدير إدارة الدراسة والامتحانات

1. معاونة المسئولين عن إدارة الكلية في رسم السياسة العامة للكلية الخاصة بطلاب مرحلة الليسانس والبكالوريوس ، بما يكفل تحقيق أهداف الكلية وأداء رسالتها والعمل على وضع هذه السياسة موضع التنفيذ، ومتابعتها للإنتهاء منها على أحسن وجه.
2. مراقبة ومتابعة القرارات التي تصدرها لجنة شئون التعليم والطلاب بالكلية ومجلس الكلية ومجلس شئون التعليم والطلاب ومجلس الجامعة التي تتعلق بشئون التعليم والطلاب على مستوى الكلية.
3. إعداد مذكرة بالأعداد المقترح قبولها بالكلية للعرض على مجلس الكلية ثم رفعها لمجلس شئون التعليم والطلاب ومجلس الجامعة.
4. إعداد مذكرة بالخطة الدراسية للفصل الدراسي الأول والفصل الدراسي الثاني موضح بها مواعيد بداية ونهاية الدراسة والإمتحانات ( الشفوية /العملية / النظرية) ومواعيد بداية ونهاية التدريب الميداني لطلاب الفرقة الثالثة والرابعة جميع الشعب.
5. إعداد القرارات التنفيذية الخاصة بإدارة الدراسة والإمتحانات مثل قرارات الإختبار الشخصي، قرارات التدريب الميداني وتعليم الكبار على مستوى كل من السادة أعضاء هيئة التدريس والأعضاء الإداريين والماليين والعمال.
6. مراجعة وعرض جميع المذكرات الخاصة بالطلاب على سبيل المثال :( مذكرات الأعذار المرضية ، مذكرات وقف القيد ، مذكرات الإعتذار عن عدم دخول الطالب الامتحان ، مذكرات حرمان الطلاب الذين لم يحققوا نسبة الحضور في التدريب الميداني) ، وذلك للعرض على لجنة شئون التعليم والطلاب ، ثم مجلس الكلية ، ثم على مجلس شئون التعليم والطلاب كل فيما يخصه.
7. إصدار قرار بتوزيع العمل على السادة الزملاء بالإدارة مع تغيير مهامهم لإكتساب الخبرات اللازمة فى جميع المجالات وكذلك توزيع أعمال الامتحانات والإشراف على الإجراءات التحضيرية والتنفيذية لكافة الأعمال المنظمة للامتحانات ، وعرض قرارات الملاحظة على السيد الأستاذ/ مدير عام الكلية لإعتمادها ، ومتابعة القرارات حتى تسلم لقسم الاستحقاقات بالكلية.
8. تتولى عرض ورفع كافة هذه الأعمال على السيد الأستاذ الدكتور / وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب للنظر فيها وإبداء الرأي.

 

مهام السادة رؤساء الأقسام بإدارة الدراسة والإمتحانات

1. متابعة ومراجعة ما يتم بإدارة الدراسة والإمتحانات من إجراءات القيد للطلاب المستجدين ، وإستيفاء الأوراق ، وقيد الطلاب بالشعب الدراسية ، وإعتماد أوراق المدينة الجامعية ، وإعتماد البطاقات الشخصية وإشتراكات السفر بالسكة الحديد والأتوبيس ، وتأجيل التجنيد للمستحقين للتأجيل من الطلاب الذكور ، وإعتماد شهادات القيد وبيانات الحالة الخاصة بتحويل الطلاب من الكلية وإليها وعرض مذكرات التحويلات والغياب بعذر ووقف القيد على مدير إدارة الدراسة والإمتحانات.
2. متابعة توزيع طلاب الفرقتين الثالثة والرابعة بجميع الشعب على مجموعات التدريب الميدانى .
3. إعداد جداول الإمتحانات للفصليين الدراسيين الأول والثانى وجداول التخلفات، وكذلك دور سبتمبر من كل عام.
4. توزيع الطلاب على لجان الإمتحانات من خلال كشوف أرقام الجلوس لكل فرقة .
5. إعداد الإحصائيات الخاصة بالإمتحانات موضح به اجمالى عدد الطلاب يومياً وعدد الملاحظين ومراقبى اللجان والإحتياطى وذلك طوال فترة الإمتحانات .
6. رئاسة لجان توزيع الملاحظين على لجان الإمتحانات وكذلك توزيع مسئولى الغياب للطلاب داخل اللجان.
7. إعداد إحصائيات يومية بحضور وغياب وحرمان وحالات الغش واللجان الخاصة وإرسالها إلى إدارة الإمتحانات بإدارة الجامعة لعرضها على السيد أ.د/ نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب.

مهام موظفى شئون الطلاب

أولاً :إجراءات قيد الطلاب المرشحين للقبول بالكلية:-
1. إستقبال الطلاب المرشحين للقبول بالكلية وإستلام ملفاتهم سواء الحاصلين على الثانوية العامة أو الشهادات المعادلة والطلبة الوافدين ومراجعتها وتدوين بياناتهم فى قوائم يدوية بعد ترتيبها أبجديا.
2. توزيع إستمارات إختبارات القبول التى تجريها الكلية للطلاب المستجدين مثل:( الكشف الطبى/ الإختبار الشخصى) وتجميعها مرة اخرى لإستكمال إجراءات قيد الطلاب المرشحين.
3. يتم تفريغ رغبات الطلاب حسب الشعب فى كشوف خاصة ويتم حصرها عددياً كرغبة ودرجة للتشعيب فى كل حالة ، ويتم عمل مذكرة للعرض على مجلس الكلية للإسترشاد بها فى تحديد الحد الأدنى للتشعيب فى جميع الشعب الأدبية والعلمية والتعليم الأساسى الأدبى.
4. توزيع الطلاب على الشعب بناء على الحد الأدنى الذى يحدده مجلس الكلية ورغبات الطلاب.
5. يستخرج الموظف المسئول بإدارة الدراسة والإمتحانات إذن سداد الرسوم الدراسية ويسلمه للطلاب للتوجه إلى الخزينة .
6. تسجيل بيانات إيصال الرسوم من حيث الرقم والتاريخ والقيمة بعد تسديد الطلاب للمصروفات الدراسية بخزينة الكلية وإحضارهم إيصال الدفع إلى الموظف المسئول بإدارة الدراسة والامتحانات .

ثانياً: مستندات الطلاب :
1. إعتماد شهادات القيد للطلاب وأوراق المدينة الجامعية وإستمارات الأبحاث الاجتماعية وإستمارة الإستعارة من المكتبة.
2. إعتماد بيانات الحالة للطلاب الراغبين فى التحويل من كليتنا الى كليات اخرى.
3. إعتماد المحتوى العلمى الذى درسه الطالب الراغب فى التحويل من الكلية خلال سنوات دراسته.
4. إستخراج شهادات الفصل للطلاب الذين استنفذوا عدد مرات الرسوب.
5. إستخراج البطاقة الصحية لطلاب الفرقة الأولى.
6. إستخراج كشوف بأسماء الطلاب الذين يستحقون مكافأة التفوق والحاصلين على تقدير جيدجداً لتسليمها لإدارة الشئون المالية لصرف مستحقاتهم.

ثالثا: مذكرات للعرض على مجلس الكلية:
1. مذكرات لوقف قيد الطلاب عن العام الدراسى أو قبول أعذار الطلاب عن عدم دخول إمتحانات سواء عن مواد أو عن فصل دراسى أو عن العام الدراسى بأكمله.
2. مذكرات للسماح للطلاب الذين لهم حق دخول الإمتحان من الخارج للتقدم للإمتحان.
3. مذكرة التشعيب لطلاب الفرقة الأولى المرشحين للكلية.
4. مذكرات حرمان الطلاب الذين لم يحققوا نسبة الحضور المطلوبة فى التدريب الميدانى.

رابعاً: بيانات التجنيد :
1. التنبيه على الطلاب الذكور بإحضار نموذج 2 ، 3 جند معدل من مكتب الإتصال العسكرى بالجامعة لتأجيل تجنيد الطالب لسن 28 سنة وإرسال النموذج مدون به جميع بيانات الطالب الى مكتب الإتصال العسكرى لموافاتنا بالقرارات.
2. إرسال النماذج الى مكتب الإتصال العسكرى بالجامعة لتحديد موقف الطالب من التجنيد ومتابعة مكتب الاتصال العسكرى لحين إحضار النماذج مرة أخرى للكلية وتسجيلها بالسجلات الخاصة بالتجنيد.
3. تسليم كمبيوتر شئون طلاب نسخة من السجلات لتسجيل بيانات التجنيد وطباعتها.

خامسا: سجلات الطلاب :
1. كتابة سجلات الطلاب الخاصة بكل فرقة من واقع الملف الخاص بالطالب موضح بها إسم الطالب رباعى/حالة القيد/ نوع الطالب/الجنسية/الديانة/تاريخ وجهه الميلاد/ الشهادة الحاصل عليها وتاريخ الحصول ونوعها والمجموع/الرسوم الدراسية/إسم ولى الأمر ومهنته وعنوانه/نتيجة إمتحان العام الحالى ومواد التخلف إن وجدت/ توقيع مسئول الرصد.
2. تدوين إحصائية داخل السجل الخاص بكل فرقة (النوع/حالة القيد مصنفه طبقا للنوع /المحافظات مصنفة طبقا للنوع /نتيجة العام الحالى)

سادساً: التدريب الميدانى :
1. توزيع طلاب الفرقتين الثالثة والرابعة بجميع الشعب على مجموعات داخل المدارس لتأدية برنامج التدريب الميدانى بناء على رغبات الطلاب وإستيعاب المدارس.
2. تفريغ كشوف حضور الطلاب فى التدريب الميدانى، وإرسال إنذارات لجميع الطلاب الغائبين ومتابعة إلتزامهم بالحضور.

سابعاً: أعمال الإمتحانات :
1. إعداد قوائم أرقام الجلوس يدوية وتسليمها لقسم الكمبيوتر لإعداد نسخ الكترونية يتم مراجعتها مرة أخرى.
2. مراجعة مواد التخلف لجميع الطلاب .
3. حصر رغبات الطلاب فى المقررات الإختيارية عن طريق تسجيل كل طالب رغبته بالكشوف والتوقيع أمام المقرر الذى سيؤدى فيه الإمتحان وتسليمها لقسم الكمبيوتر.
4. إعداد إحصائية موضح بها إسم المقرر وعدد الطلاب الذين سيؤدون فيها الإمتحان مصنفين طبقا لحالة القيد(مستجد /باق/ من الخارج) بالإضافة الى عدد الطلاب الذين سيؤدون الإمتحان فى المقرر من فرق أعلى(تخلفات).
5. حصر مقررات التخلف التى بها تعارض وعرضها على رئيس القسم حتى يتسنى له إعداد جداول الإمتحانات.
6. مراجعة جداول الإمتحانات للفصليين الدراسيين الأول والثانى وجداول التخلفات.
7. إعداد بيان إحصائي لكل قسم على حده بعدد الطلاب وعدد اللجان وعدد الملاحظين والمراقبين ومسئولى الغياب والإحتياطى وفقاً لأيام الإمتحان الموضحة بالجداول الإمتحانية للطلاب.
8. إعداد كشوف توقيع حضور فعلية يومية لكافة أعمال الملاحظة (مراقبين / ملاحظين /لجنة طبية /لجنة قانونية/ عمال /مسئولى غياب).
9. إعداد إحصائيات يومية بحضور وغياب الطلاب واللجان الخاصة وحالات الغش وإرسالها الى إدارة الجامعة.

ثامناً: مخاطبات للطلاب:
1. مخاطبة الطلاب المرشحين للكلية الذين لم يكملوا إجراءات قيدهم بالكلية.
2. مخاطبة طلاب الكلية والتنبيه عليهم لسداد المصروفات الدراسية.
3. مخاطبة الطلاب الذكور الذين لم يستوفوا أوراق التجنيد الخاصة بهم.
 

قطاع شئون التعليم والطلاب